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【原创翻译】二十一般“兵器”助力企业级远程协作(2)

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发表于 2020-3-15 20:43:42 | 显示全部楼层 |阅读模式
文件管理
那些地域分散的员工同时要访问某个文件时,或是他们需要将某些文件转呈给其他部门的同事以供后续输入时,数字化文档管理对于该企业的平稳运营就显得非常重要了。
Google Drivehttps://www.google.ca/drive/
不可否认,云存储已经极大地提高了人们的远程工作效率。Google Drive正是此类产品,它的工作文档、演示文稿和电子表格功能都是免费的。Google Drive提供了“随时随地快速访问”的一站式服务。您甚至可以自行关/某些功能、启用共享、更改访问权限,以及跟踪各种变更。
通过Google套件所提供的DocsSlidesSheets,您可以轻松地在旅途中打开、编辑,并共享文件。只要您将Drive设置为脱机工作模式,就算不能上网,您照样可以编辑文档和电子表格。
Dropboxhttps://www.dropbox.com/
在平时工作中,我们时常会碰到需要通过电子邮件发送大文件,却又发不出去的麻烦。如果给团队事先申请了Dropbox帐户,我们就可以在团队内部便捷地共享文件,并让他们能够方便地访问到。
如果您下载了其桌面端的App,那么您还可以方便地通过拖/放的形式实现文件共享。
Huddlehttps://www.huddle.com/
Huddle是一款基于云服务的软件产品,它能够横跨所有的设备,同步所有的文件。通过与SalesforceMicrosoft OfficeGoogle的集成,它能够更流畅地管理各项任务。
另外,它能够将消息通信、文件共享、以及任务管理等功能结合起来,实现对项目的高效的管理。

安全工具
想必大家都有这样的体会:我们需要用唯一的强密码来守护各种类型的在线账户,而没有必要去记忆各种不同的密码。那么密码管理器就是能够满足此类需求的产品。它一般驻存在您的浏览器中,像一个数字“守门人”那样,在您访问某个特定网站时,为您添加相应的登录信息。因此,您只需要记住管理器本身的单一密码,便可“通行无阻”了。
1Passwordhttps://1password.com/
1Password具有为某个登录界面添加文档或图片,以增加安全验证层次的功能。
该平台方便了您轻松地为团队里的新成员产生通用的权限模板。另外,它还能自动地监控所有帐户可能的违规行为
LastPasshttps://www.lastpass.com/
作为强大的密码管理器之一,LastPass既能为用户提供丰富的安全管理功能,又不至于让用户觉得无从下手。该软件不但直观、快速,而且能被众多平台所支持。
LastPass免费为用户提供了一个密码生成器,可无限量地产生密码和安全存储票证。它提供一对一个的共享密钥和“挑战”,以测试所处环境的安全态势。
Dashlanehttps://www.dashlane.com/
Dashlane不仅能够为您保证密码安全,还能方便团队成员登录到他们所需的各种工具之上。
该平台能够让您快速地改变,那些已与Dashlane整合了的网站的登录密码。同时,它还能方便地捕捉票据。不过,其免费版本无法将您的密码同步到自己的手机上。

时间管理工具
由于企业的管理者需要让身处不同时区的人员能够协同工作,因此准确地录入在工作上所花费的时间,成了大多数远程团队所面临的主要问题之一。而我们可以通过时间管理工具,来追踪自己团队的项目进展和日常活动。
TimeCamphttps://www.timecamp.com/
TimeCamp是一种能够跟踪用户行为的时间与生产力跟踪器。您可以通过它来确保远程办公人员能够专注于实际工作。
这种在线时间追踪软件能够帮助您,通过各种任务、人员、或预算来管理项目。它无缝地将各个时间记录分配到合适的项目中,监控员工使用互联网的耗时,并生成详细的报告。
此外,通过区分生产性和非生产性的活动,您还可以了解到员工是如何分配他们工作时间的。
When I Workhttps://wheniwork.com/
When I Work能够轻松地为员工安排工作,并能跟踪他们的有效工作时间。显然,这对于小时计费的远程工作人员来说特别有用,他们可以登录其在线界面,并触发计时功能
另外, 您也可以纵观整个团队一整周的时间表,通过拖放操作,来最大限度地减少安排上的冲突。
Harvesthttps://www.getharvest.com/
Harvest同样能够跟踪您团队的项目进度和日常活动。它还能为每个团队成员、任务或客户产生相应的报告。
为了节省时间和简化工作流程,您还可以将它与诸如:SlcakTrelloBasecamp在内的其他工具相集成。

时间转换器工具
Time Buddyhttps://www.worldtimebuddy.com/mobile-app
Time Buddy能够通过可视化界面转换多个时区。您可以根据自己队友的位置添加对应的时区,以安排合适的视频碰面时间。不过,它的免费版本只允许您在四个地点之间进行调整。

员工奖励
无论是您眼前的员工,还是远程的同事,他们都需要有参与感和受到激励。不幸的是,由于缺少发自内心的鼓励,许多管理者都在无意之间流失了不同地域的人员。下面我们来看看此类工具。
WooBoard
这是一种游戏化的应用,它为公司提供了表彰和感谢员工的平台。您可以用它来为团队庆功,员工也可以在此赚取奖励点数,以回购礼品卡。

选择适合自己的工具
当您运用基于云的工具来管理整个项目和团队时,请确保每个成员都使用相同的平台和工具。只要您选择的协作工具得当,远程团队成员就能以高效的工作方式,帮助您不断拓展业务。
【原标题】21 Organizational Tools for Remote Workers  (作者: Lauren Gilmore)
原文链接:https://dzone.com/articles/21-organizational-tools-for-remote-workers-testlio

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发表于 2020-4-10 19:51:52 | 显示全部楼层
技术干货多。
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